得,今天就来聊聊我捣鼓“亚特拉斯”这事儿。
说起来,这事儿的起因挺简单的。就是我们那摊子事儿,时间一长,各种资料、文档、还有七七八八的记录,那叫一个乱。一会儿放这儿,一会儿扔那儿,找个东西得翻半天,有时候急用起来,真是能把人气死。
那时候我就琢磨,这不行,得想个辙。
一开始也没啥头绪,就想着得有个地方,能把这些玩意儿都归拢起来,像个大本营似的。需要啥,直接去那儿找,一找一个准。有点像那个希腊神话里扛着天的亚特拉斯,得能撑得住事儿,把所有东西都稳稳地托住。
捣鼓过程
我就开始动手。
- 第一步,先是梳理。 我把手头上能找到的所有资料,不管纸质的还是电子的,先堆一块儿。然后,坐下来,一点点看,分门别类。哪些是项目文档,哪些是会议记录,哪些是参考资料,哪些又是临时的想法……先弄清楚都有啥家当。
- 第二步,搭架子。 光分类还不行,得有个存放的地方。我就弄个共享的目录结构,当时也没想太复杂,就按项目、按时间、按类型,先搭个大概的框架。想着以后有需要再细化。主要是得让大家知道,东西往哪儿放,去哪儿找。
- 第三步,定规矩。 这个挺重要。光有地方不行,得让大家都按一个路子来。我就简单写几条规矩,比如新文件怎么命名,放哪个目录下,旧文件怎么归档,啥东西需要备份等等。不复杂,但得说清楚。
- 第四步,就是执行和维护。 把整理好的东西先放进去,然后就拉着相关的人,告诉他们这个“亚特拉斯”——我私下里就这么叫它,感觉挺形象——该怎么用。刚开始肯定有不习惯的,还得时不时提醒一下,检查一下,慢慢地就好。
整个过程没啥高科技,就是笨功夫。
就是不断地整理、归类、存放,然后盯着大家一起用。中间也遇到过问题,比如分类标准不清晰,有人图省事乱放,那就得再调整,再沟通。
的效果
现在嘛不能说十全十美,但比起以前那乱糟糟的情况,强太多。找东西快,资料也不容易丢。虽然还是需要持续维护,但至少有一个主心骨,一个能“扛起一片天”的地方。
感觉就像那个亚特拉斯一样,虽然背负的东西挺沉,但只要结构稳,就能一直撑下去。对我来说,这就是这回实践“亚特拉斯”最大的收获。
就这么个事儿,分享给大家,希望能有点用。
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