和的使用技巧有哪些？学会这几招让你的工作更顺畅

就是喜欢琢磨一些小工具怎么用能更顺畅，最近整理了一波Excel和PPT的使用心得，想着分享出来，没准能帮到大伙儿工作效率提高点。

Excel：数据处理的几个小技巧

刚开始接触Excel那会儿，我主要就是拿它填表格，录数据，慢得跟蜗牛似的。后来发现，这玩意儿真不是随便填填那么简单。

快速填充（Flash Fill）：这个功能简直是数据清洗的救星。以前我要把一列名字里的姓和名分开，得用LEFT，RIGHT，FIND这些函数组合，头都大了。自从发现快速填充，我只需要在旁边一列手动输入前几个数据的分离结果，Excel自己就能猜到我要干唰一下，整列都好了。比如，我要从“张三丰 (男)”里把“张三丰”提取出来，我只需要手动输入一两个，剩下的它自己就搞定了。
数据透视表（Pivot Table）：这玩意儿是后知后觉才用起来的。以前领导要看各种维度的汇总数据，我都是用SUMIFS或者COUNTIFS硬算，每次调整都得花半天。学会数据透视表之后，简直打开了新世界的大门。把原始数据往里一扔，拖拽几个字段，立马就能看到按月份、按产品、按区域的销售额，调整维度就像搭积木一样简单，再也不用一个个函数改来改去了。
条件格式（Conditional Formatting）：这个主要是为了让报表更直观。我以前做报表，数字密密麻麻的，眼睛都看花了。后来开始用条件格式，比如销售额低于某个数就标红，高于某个数就标绿。或者用数据条显示进度。用户一看颜色和长短，立马就知道哪个地方出了问题，哪个地方做得沟通效率提高了不是一点半点。

尤其那个VLOOKUP，刚学的时候觉得巨复杂，但一旦掌握了，在多个表格之间关联数据简直是神速。我以前遇到多表匹配，都是人工对照着找，错漏百出。现在只要两个表里有共同的字段，比如工号或者编号，VLOOKUP一拉，瞬间搞定，解放了我的双手。

以前我做的PPT，就是把Word文档里的字搬过来，又臭又长，观众看了就打瞌睡。后来我知道了，PPT的核心是“讲故事”，而不是“念经”。

统一主题和配色：我发现很多人做PPT，配色五花八门，字体也是黑体宋体混着用。我现在的做法是，先选定一个公司品牌色或者自己喜欢的色调，然后所有的图表、标题都围绕这个色系来。字体也固定两到三种，比如标题用一个粗体，正文用一个清晰的非衬线字体。这样整体看起来就专业很多，不那么“野鸡”。
少字多图：这个是血的教训。一页PPT里字超过三行，基本就没人看了。我的原则是，一个论点一句话剩下的用图片、图标或者简单的图表来支撑。比如讲增长趋势，我不用写“我们今年实现了20%的增长”，而是用一张醒目的折线图，然后旁边一个大大的“+20%”字样。
动画的克制使用：以前我做PPT，恨不得给每个字都加上“飞入”“弹跳”效果，现在看来简直是灾难。我现在只用最基础的动画，比如“出现”或者“淡出”。目的是引导观众的注意力，而不是分散注意力。比如我讲到重点数据时，才会让那个数据块慢悠悠地浮现出来，让大家把目光集中在那上面。
母版的使用：这个功能特别好用。以前我每次调整页码、Logo、标题样式，都要一页一页去改，烦死了。现在我直接在幻灯片母版里把公司Logo、页脚、统一的标题位置固定以后新建的页面都是统一格式，省事儿太多了，大大减少了重复劳动。

通过这些小技巧，我现在做数据分析和报告演示都比以前快了不止一倍。工具嘛得用活了才行，不能光停留在会用的阶段，得琢磨出它最顺畅的用法。