要说快速提升工作效率不加班,我可是深有体会。以前我也是个“卷王”,每天待到很晚,不是说工作有多难,就是效率低,拖着拖着就晚了。后来自己琢磨了一套东西,硬是把自己从加班狗里救了出来。
从“糊涂账”到“明细账”
我发现我以前最大的问题是,根本不知道自己一天到底在干什么,或者说,不知道哪些事情才是真正重要的。每天打开电脑,一会儿回个邮件,一会儿看看群消息,感觉很忙,都是瞎忙。
- 第一步:记录。 我开始记工作日记,不是什么高大上的日志,就是一张A4纸,写下今天所有干的事情和大致花的时间。持续了一周,自己都吓一跳,原来很多时间都浪费在来回切换任务和处理碎片信息上了。
- 第二步:排序。 我开始用一个超级简单的“ABCD”分类法。A类是必须今天完成,且对结果有重大影响的;B类是重要但不紧急,可以排在A后面;C类是可以让别人去做的,或者根本不重要的;D类就是那些浪费时间的杂事,比如刷不重要的群消息。
每天早上到公司,我先花15分钟,把今天要做的事情列出来,然后按照这个“ABCD”标准排个序,只盯着A类的事情猛干。
专注力才是效率的“核武器”
排好序之后,如何保证自己能高效完成A类任务?最大的敌人就是干扰。
我以前有个毛病,干一会儿活就忍不住看手机,或者回复同事的消息,这一个打断,起码十分钟才能重新找回状态。我做了几个“狠招”:
- 物理隔离: 集中处理A类任务的时候,我直接把手机扔到抽屉里,设定一个“勿扰”时间,比如9点到11点,这段时间谁找我都不回应。我甚至学会了“逃跑”,找个安静的会议室或者人少的角落,远离工位上的喧嚣。
- 番茄工作法变种: 我用一个计时器,设定30分钟的高度集中,不查邮件,不回消息,只做眼前的事。30分钟后休息5分钟,伸伸懒腰,喝口水。这样比一鼓作气干两小时效果好得多,起码大脑一直保持清醒。
- 批处理: 我把所有不紧急的沟通、邮件、资料整理都集中到固定时间处理。比如邮件,我只在上午11点和下午4点看两次,避免被“叮咚”的声音牵着鼻子走。这样,工作流就流畅多了,不再是断断续续的。
学会说“不”和“授权”
效率低,很多时候不是因为自己的活多,而是因为接了太多别人的活。
刚开始我脸皮薄,同事找我帮忙,哪怕自己手头紧,也硬着头皮接。结果就是自己的工作一拖再拖,只能加班来补。
我开始学着温柔但坚定地拒绝:“这个我得先看看我手头A类任务的进度,如果能挤出时间会告诉你,不过可能得下午了。” 很多时候,对方听了这句话,自然就去找别人了。
更重要的是授权或者说“教”。有些重复性的任务,我以前觉得不如自己干快,但为了长远考虑,我花了点时间,把SOP(标准操作流程)写出来,交给组里的小伙伴或者新人。虽然一开始需要指导,但一旦他们能独立操作,我手头一下子就空出了大把时间去做更具创造性的A类工作。
通过这些调整,我的工作节奏彻底变了。以前是工作追着我跑,现在是我提前把工作搞定。基本上,我现在很少超过六点半还在公司待着,效率上去了,心情也舒畅了,周末再也不用想着下周一的烂摊子了。

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